Aanwezigheid en werktijd: wat verandert er in 2027 voor de werven?
Vanaf 2027 zullen Belgische bedrijven de manier waarop ze aanwezigheden en op termijn ook de werktijd registreren, moeten aanpassen. In de bouwsector, waar mobiele teams, onderaannemers en verschillende betrokken partijen samenkomen, zal de uitdaging zowel operationeel als reglementair zijn.
1 april 2027: Check In and Out at Work
Vanaf 1 april 2027 zal Check In and Out at Work (CIAO) Checkinatwork vervangen voor de betrokken vastgoedwerken. Aankomst en vertrek zullen persoonlijk en in real time op de werkplek moeten worden geregistreerd, voor werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs die onder het toepassingsgebied vallen.
Het zal dus niet langer mogelijk zijn om vanuit het kantoor vooraf aan te kondigen dat iemand aanwezig zal zijn, of om de registratie vooraf uit te voeren: de persoon in kwestie zal zelf aan de registratie moeten deelnemen. Op een werf waar onderaannemers, zelfstandigen en uitzendkrachten elkaar opvolgen, soms slechts voor enkele uren, met meerdere toegangen en soms beperkte mobiele dekking, is de vraag heel concreet: hoe registreer je elke aankomst en elk vertrek correct zonder de toegang tot de werf te vertragen of de administratieve last te vergroten?
Een tweede werf: de werktijd
België werkt ook aan een systematische registratie van de werktijd, ditmaal voor alle Belgische ondernemingen, en dus niet alleen voor de bouwsector. Hoewel de praktische modaliteiten nog moeten worden bevestigd, staat nu al vast dat het systeem dat bedrijven invoeren objectief, betrouwbaar en toegankelijk zal moeten zijn.
Deze verplichting verschilt volledig van CIAO: dat laatste is een Belgisch initiatief dat momenteel gericht is op de bouwsector en registreert wanneer iemand de werkplek betreedt en verlaat. De registratie van de werktijd vloeit voort uit een Europees initiatief en is bedoeld om de werkelijk door de persoon gepresteerde tijd vast te leggen. Pauzes, correcties en verplaatsingen kunnen immers onder andere processen vallen.
Een wildgroei aan systemen vermijden
Deze twee verplichtingen kunnen al snel uitgroeien tot een echt organisatorisch project voor bedrijven die vandaag nog gebruikmaken van papieren urenstaten of gegevens die opnieuw worden ingevoerd in een ERP-systeem of de loonadministratie.
In plaats van een oplossing voor aanwezigheidsregistratie, een andere voor urenregistratie, een voor toegangscontrole en nog een andere voor de loonadministratie op elkaar te stapelen, is het beter dat één handeling op de werkvloer meerdere processen voedt: registratie via een mobiele applicatie, een terminal, een QR-code of een smartphone die als NFC-badge wordt gebruikt op de werf, of een badge op kantoor. Het doel is dubbele registratie en dubbele gegevensinvoer te vermijden.
Onderaanneming zal hierbij een belangrijk aandachtspunt zijn. De hoofdaannemer moet snel kunnen weten wie aanwezig is, voor welk bedrijf, op welke werf en met welk statuut. De onderaannemer heeft nood aan een voldoende eenvoudig proces dat op alle sites waar hij of zij actief is, kan worden toegepast. Compliance begint trouwens al vóór de registratie: identiteit, vereiste documenten, geldigheidsdata en ontbrekende documenten moeten vooraf worden gecontroleerd.
De aanpak van Traxxeo
Traxxeo centraliseert binnen één platform de aanwezigheden, Checkinatwork, CIAO, de werktijd, documenten, onderaannemers, voertuigen en de voorbereiding van de loonadministratie. Verschillende registratiemethodes kunnen worden gecombineerd (terminal, mobiele applicatie, QR-code, NFC, geolocatie), zowel op kantoor als op de werf, ook zonder permanente verbinding. Eén keer ingevoerde gegevens kunnen voor meerdere processen worden hergebruikt, met minder dubbele invoer en minder handmatige controles.
Bereid u nu al voor
De uitdaging zal er niet in bestaan om meer gegevens te produceren, maar om de juiste informatie op het juiste moment en zo dicht mogelijk bij de plaats waar ze ontstaat, te verzamelen. Deze hervormingen bieden een kans om de werf, onderaannemers en backoffice beter met elkaar te verbinden, in plaats van nieuwe administratieve silo’s te creëren.
Al meer dan vijftien jaar ondersteunt Traxxeo bedrijven met een hoge mobiliteitsgraad, in het bijzonder in de bouwsector: de werkvloer vereenvoudigen, de administratie beveiligen en anticiperen op compliance.
Wilt u meer weten?
Traxxeo stelt zijn expertise ten dienste van bedrijven in de bouwsector.
Traxxeo is gespecialiseerd in digitale oplossingen voor het beheer en de opvolging van activiteiten op de werf en biedt tools die zijn afgestemd op de behoeften van bedrijven om het beheer te vereenvoudigen, de efficiëntie te verhogen en de opvolging van teams en werkzaamheden te verbeteren.
Wilt u de oplossingen van Traxxeo ontdekken of uw behoeften bespreken? Het Traxxeo-team staat voor u klaar om uw vragen te beantwoorden en u te begeleiden.
+32 10 45 54 25
